정기/임시 주주총회 의사록 쓰는 방법 (주총 회의록 작성 양식 샘플, 결의 사항, 기재 사항, 인감 / 막도장 날인, 서명, 서면 결의 및 대리인 출석 등)

안녕하세요 서울부부입니다

이 포스팅을 보시는 모든 분들의 가정과 직장에 늘 평안이 가득하시길 바랍니다 :)

하나님이 세상을 이처럼 사랑하사 독생자를 주셨으니 이는 저를 믿는 자마다 멸망치 않고 영생을 얻게하려 하심이라 [요한복음 3장 16절]

 

주주총회를 개최하면 함께 준비해야하는 것 중에 하나가

"주주총회 의사록"입니다.

 

 

주총일 전, 미리 준비해야 하는 이유

사실상 이사회 의사록처럼 사전에 준비해둬야하는데요.

 

그 이유는 기명 날인 혹은 서명 때문입니다.

정확히 말씀드리면,

주주총회에 사외이사 혹은 기타비상무이사가 참석한 경우,

그 자리에서 의사록에 출석한 이사 전원의 기명 날인이나 서명을 받아야 하기 때문입니다.

 

반대로 사내이사만 참석했다면,

자주 볼 수 있는 직원들이니 기명 날인이나 서명을 받기에 비교적 시간적 여유가 있겠네요.

(원칙은 총회 종료 후 지체 없이 작성하는 것이 원칙입니다.)

 

이사회 의사록에 대한 내용은 아래 포스팅을 참고하시기 바랍니다.

https://seoulbubu.tistory.com/153

이사회 의사록 쓰는 방법 (이사회 회의록 작성 양식 샘플, 결의 사항, 기재 사항, 인감 / 막도장

 

 

1. 주식회사란?

주주총회를 알기 위해서는 주식회사를 먼저 알아야 합니다.

주식회사란
주식을 발행함으로써 여러 사람으로부터 자본금을 모아 설립된 회사를 의미합니다.

회사의 구성원은 주주와 임원(대표이사를 포함한 이사, 감사 등)입니다. 주주는 회사에 투자하고 주식을 받은 사람이며, 임원은 회사의 운영을 도맡아하는 사람입니다.

주주
- 회사에 투자하여 주식을 받은 사람
- 주식매수선택권(스톡옵션)을 행사하여 주식을 받은 사람 
- 주주간 거래를 통해 주식을 받은 사람 등

임원
- 등기된 이사 혹은 감사 (대표이사, 사내이사, 사외이사, 기타비상무이사 등) 

 

2. 주식회사의 의사결정 기구

크게 2종류의 의사 결정 기구가 있습니다.

이사회
- 주주가 모두 모이는 일이 어렵고 의견 합치가 이뤄지지 않는 경우도 많습니다.
- 주주는 회사를 소유한 사람이고, 잘못된 의사결정을 내릴 수도 있습니다.
- 이에 따라 경영을 담당하는 대표이사, 이사 등의 임원들이 이사회에서 주주를 대신하여 회사의 중요 사항을 결정합니다.

주주총회
- 주주총회는 정기(일반적으로 3월), 임시(수시로) 주주총회가 있습니다.
- 주주는 자신이 보유한 주식 지분만큼 회사를 소유합니다.
- 주주는 주주총회를 열어 회사에 관한 중요한 사항을 결정할 수 있습니다.

 

3. 주주총회 결의 사항

결의는 보통결의와 특별결의 2종류가 있습니다.

보통결의와 특별결의에 대한 내용은 아래 포스팅을 참고하시기 바랍니다.

https://seoulbubu.tistory.com/124

주주총회(주총) 보통결의/특별결의 쉬운 예시 및 내용 정리 (주식회사 및 사단법인)

3-1 일반적인 주총 결의 사항

- 정관 변경
- 재무제표 승인
- 자본 감소
- 주식매수선택권(스톡옵션)
- 임원 선임, 해임, 보수
- 해산, 청산, 회사계속
- 이익배당, 주식배당
- 영업 양도
- 사후 설립
- 합병, 분할
- 영업 양도
등등

3-2 정관으로 가능한 주총 결의 사항

- 대표이사 선임, 해임
- 공동대표 결정
- 신주발행
- 준비금의 자본전입
- 특수 사채 발행
등등

 

4. 주주총회 의사록 기재 사항은? (작성 방법)

주총 의사록은 상법 제373조에 근거하여 아래 내용을 작성해야 합니다.

- 총회의 명칭
- 총회의 개최일시 및 장소
- 총주주의 수와 발행 주식 총수
- 출석주주의 수와 출석주주의 주식수
- 의장의 개회 선언
- 보고사항의 개선, 안건 상정, 제안 설명
- 토론 및 의견요지
- 표결 및 의견요지
- 표결방법과 결과
- 폐회선언 및 폐회시각
- 의사록 작성 연월일
- 의장 및 출석이사의 기명날인 또는 서명

 

5. 주주총회 의사록 관련 과태료

기재 사항을 기재하지 않거나 부실한 기재를 한 경우,
500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.

(상법 제634조 제1항 9호)

 

6. 주주총회 의사록 기명 날인 또는 서명 방법은?

- 의장과 출석한 이사 전원이 기명날인 또는 서명을 해야 합니다.

- 이사가 교체된 경우 : 이사가 총회 도중에 사임하고 새로운 이사가 선임되었다면, 전임이사와 후임이사 모두 날인 또는 서명하는 것을 원칙이나 실무상 새로 취임한 이사만 날인 또는 서명을 합니다.

- 주주나 감사는 기명 날인 또는 서명하지 않습니다.

- 기명 날인은 개인인감뿐만 아니라 막도장도 가능하지만 향후 시비가 있을 수 있으니 개인인감을 받는 것이 좋습니다.

	기명날인	서명
의장, 출석 이사 전원	개인인감 혹은 막도장 가능	서명 가능
주주, 감사	기명날인 하지 않아도 됨	서명 하지 않아도 됨
이사가 교체된 경우	후임 이사의 개인인감 혹은 막도장 가능 (전임과 후임 모두 진행이 원칙)	후임 이사의 서명 가능 (전임과 후임 모두 진행이 원칙)

 

7. 총주주 수와 발행주식총수 기준

- 총주주의 수 : 주총 개최 당시 주주명부에 기재된 주주의 수와 일치

- 발행주식총수 : 법인등기부등본에 기재된 것과 일치

 

8. 주주총회 참석 혹은 의사록 날인(의결권 행사)를 대리인 혹은 서면 결의로 할 수 있나요?

- 대리 행사 (대리인 참석) : 가능 (주주의 인감 날인 및 인감 증명서, 대리인 신분증이 필요합니다.)

- 서면 결의 : 가능 (주주의 인감 날인 및 인감 증명서)

 

9.주주총회 의사록 작성 양식 샘플

[주주총회 의사록 샘플 양식 파일 다운로드]

주주총회 의사록 및 회의록_샘플 (1).docx

0.02MB

[주주총회 의사록 샘플 양식 파일 사진]

 

[주주총회 의사록 샘플 내용]

 

정기주주총회 의사록

 

서기 2021. 3. 31. 15시 본점 회의실에서 정기주주총회를 개최한다.

출석주주 수 : 0명                         총주주의 수 : 0명

출석주주의 주식수 : 0주                    주식의 총수 0주

 

대표이사 홍길동은 정관규정에 따라 이 회의 진행을 위하여 의장석에 등단하여 위와 같이 법정수에 달하는 주식수를 보유한 주주가 출석하였으므로 본 총회가 적법히 성립되었음을 알리고 개회를 선언한 후 다음 의안을 부의하고 심의를 구하다.

 

제 1호 의안 제7기(2020.01.01~2020.12.31) 재무제표 승인의 건

 의장은 당 회사의 2020년도 결산기가 12월 31일자로 종료함에 따라 재무제표 확인 등의 주요 내용을 설명하고 그 승인을 요청한 바, 출석 주주 전원 찬성으로 가결되다.

 

제 2호 의안 이사보수 한도의 건

 의장은 본 회사의 정관에 따라 이사의 보수 한도 및 이사 보수를 다음과 같이 결정할 것을 제안하고 그 찬부를 물은 바, 총 주식 수 중 출석 주주 전권의 찬성으로 가결되다.

1.     이사보수 한도

명단	총 보수 한도	해당 기간
홍길동	100,000,000원	2021년01월01일부터 2021년12월31일까지
이몽룡	100,000,000원	2021년01월01일부터 2021년12월31일까지

 

2.     이사보수의 결정

이사의 구체적인 보수는 위에서 승인한 보수한도 내에서 이사회 결의에 의해 정한다.

 

의장은 이상으로서 총회의 목적인 의안 전부의 심의를 종료하였으므로 폐회한다고 선언하다. (회의 종료시간 같은 날 오후 16시)

 

위 의사의 경과요령과 결과를 명확히 하기 위하여 이 의사록을 작성하고 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명하다.

 

2021년 3월 31일

 

주식회사 양식 샘플 제공 (법인인감)

 

 

의장, 대표이사 홍 길 동 (인)

 

사내이사 이 몽 룡 (인)